Đổi nhà cung cấp phần mềm: có được ngăn khách hàng chuyển dữ liệu?

Nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ công nghệ số không được gây trở ngại thương mại, kỹ thuật hoặc dùng biện pháp khác nhằm ngăn khách hàng lưu trữ dữ liệu được tạo ra khi sử dụng, hoặc chuyển sang sản phẩm, dịch vụ của đơn vị khác. Đó là nội dung trọng tâm của khoản 2 Điều 26 Luật Công nghiệp công nghệ số số 71/2025/QH15. Tuy nhiên, không thể từ quy định này suy ra mọi công việc chuyển dữ liệu đều miễn phí.

Với doanh nghiệp đang đổi phần mềm bán hàng hoặc hệ thống quản lý, việc cần làm là xác định dữ liệu cần chuyển và trở ngại thực tế. Một thông báo hết hạn thuê bao, một báo giá hỗ trợ hay một tệp xuất bị thiếu chưa đủ để kết luận nhà cung cấp vi phạm nếu chưa làm rõ tình huống.

Điều 26 khoản 2 bảo vệ việc lưu trữ và chuyển dữ liệu

Luật Công nghiệp công nghệ số do Quốc hội ban hành ngày 14/6/2025. Theo khoản 1 Điều 50, luật có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, trừ các điều có hiệu lực sớm được nêu tại khoản 2. Điều 26 thuộc mốc hiệu lực chung này, không phải quy định vừa được ban hành trong tháng 10/2026.

Khoản 2 Điều 26 đề cập tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cung cấp sản phẩm, dịch vụ công nghệ số. Nội dung cấm hướng vào việc áp đặt, gây trở ngại thương mại, kỹ thuật và biện pháp khác nhằm ngăn cản khách hàng lưu trữ dữ liệu số được tạo ra khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ, hoặc chuyển sang sử dụng trên sản phẩm, dịch vụ của bên khác.

Vì vậy, khi trao đổi với nhà cung cấp, khách hàng nên nêu rõ nhu cầu lưu giữ hay chuyển dữ liệu, thay vì chỉ yêu cầu chung là "bàn giao toàn bộ hệ thống". Cách mô tả cụ thể giúp hai bên xác định đúng dữ liệu và công việc đang có bất đồng.

Quy định cũng không chỉ nhắc đến bên viết phần mềm. Khoản 3 Điều 13 liệt kê việc cung cấp sản phẩm công nghệ số dưới dạng dịch vụ trong các hoạt động cung cấp dịch vụ công nghệ số. Do đó, không nên bỏ qua mô hình thuê sử dụng phần mềm khi đối chiếu phạm vi quy định.

Phân biệt dữ liệu sử dụng với mã nguồn của nhà cung cấp

Cụm từ cần đọc đúng là "dữ liệu số được tạo ra khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ công nghệ số". Đây không phải cách diễn đạt về việc chuyển giao mọi tài sản kỹ thuật của nhà cung cấp. Riêng khoản 2 Điều 26 không đặt ra nghĩa vụ giao mã nguồn phần mềm cho khách hàng.

Ví dụ giả định, một cửa hàng chuyển sang phần mềm quản lý khác và cần mang theo lịch sử đơn hàng, chi tiết giao dịch, báo cáo đã tạo trên hệ thống. Cửa hàng nên lập danh mục từng nhóm dữ liệu, thời gian phát sinh và trường thông tin cần lấy. Ví dụ này chỉ minh họa cách xác định yêu cầu; không có nghĩa mọi dữ liệu trong hệ thống đều mặc nhiên thuộc phạm vi bàn giao.

Nếu nhà cung cấp nói một phần dữ liệu không thể xuất, doanh nghiệp nên đề nghị giải thích rõ phần nào, lý do gì và có phương án khác hay không. Cần phân biệt dữ liệu khách hàng đang đề nghị lưu trữ, chuyển đi với chương trình, công cụ hoặc tài nguyên của nhà cung cấp.

Những trở ngại cần làm rõ trước khi kết luận

Các tình huống sau là ví dụ biên tập để nhận diện vấn đề, không phải danh mục hành vi vi phạm do luật liệt kê: nhà cung cấp chỉ cho xem dữ liệu nhưng từ chối mọi cách lưu lại; tuyên bố không hỗ trợ bất kỳ việc chuyển nào sang đối thủ; hoặc xuất tệp mà bên nhận không thể sử dụng rồi từ chối giải thích cấu trúc.

Trong từng trường hợp, cần kiểm tra yêu cầu khách hàng đã gửi, phản hồi của nhà cung cấp, chức năng thực tế và lý do hạn chế. Việc một lần xuất tệp bị lỗi có thể cần xử lý kỹ thuật. Ngược lại, phản hồi nói rõ việc hạn chế nhằm ngăn chuyển sang đơn vị khác là thông tin cần lưu giữ để đối chiếu với điều luật.

Khách hàng nên yêu cầu phản hồi bằng văn bản và lưu lịch sử trao đổi. Nếu có báo giá hỗ trợ, nên hỏi công việc nào phát sinh chi phí, phần nào có sẵn và vì sao cần thực hiện. Đây là gợi ý thu thập thông tin, không phải kết luận rằng cứ thu tiền là vi phạm hoặc cứ có báo giá là được phép cản trở.

Không tự suy ra miễn phí, định dạng hay thời hạn

Khoản 2 Điều 26 không tự ấn định định dạng tệp xuất, yêu cầu mở giao diện kết nối, thời hạn bàn giao, biểu phí hay mức xử phạt. Cũng không thể viện riêng khoản này để yêu cầu nhà cung cấp cũ xây một công cụ chuyển đổi theo mọi yêu cầu của phần mềm mới.

Giới hạn đó không làm mất nội dung cấm ngăn cản. Khi tranh luận về chi phí hoặc khả năng kỹ thuật, hai bên vẫn cần đối chiếu hành vi thực tế với quy định. Bài viết không xác định chế tài cho một trường hợp cụ thể và không thay thế việc rà soát quy định khác có liên quan.

Những việc nên làm trước khi chuyển hệ thống

Danh sách dưới đây là gợi ý thực hành của ban biên tập, không phải thủ tục bắt buộc hay thời hạn pháp luật ấn định tại khoản 2 Điều 26:

• Lập danh mục dữ liệu cần giữ và chuyển: nhóm dữ liệu, khoảng thời gian, tệp đính kèm, người phụ trách kiểm tra. Tránh yêu cầu quá chung khiến hai bên hiểu khác nhau về phạm vi.
• Đề nghị một bản xuất mẫu trước khi chuyển toàn bộ. Nhờ bên nhận kiểm tra cách đọc tệp, ý nghĩa các trường và khả năng ghép đúng thông tin giữa các bảng.
• Thống nhất bằng văn bản đầu mối, công việc hỗ trợ, chi phí dự kiến và lịch chuyển. Lịch này là phương án phối hợp, không được giới thiệu thành thời hạn luật định.
• Đối soát bản xuất với dữ liệu trên hệ thống cũ bằng số lượng bản ghi và một số giao dịch mẫu. Ghi rõ dữ liệu thiếu, lỗi hiển thị hoặc quan hệ thông tin chưa khớp.
• Dự kiến phương án sao lưu, kiểm tra người nhận và hạn chế chia sẻ ngoài phạm vi cần thiết. Không gửi mật khẩu quản trị chung qua kênh trao đổi không phù hợp chỉ để chuyển nhanh.

Khi việc chuyển dữ liệu vẫn bị đình trệ

Doanh nghiệp nên tổng hợp yêu cầu đã gửi, phạm vi dữ liệu, phản hồi từ chối và ảnh hưởng thực tế để trao đổi tiếp hoặc xin ý kiến pháp lý. Tách riêng lỗi kỹ thuật, công việc chưa thống nhất và biện pháp có dấu hiệu nhằm giữ khách hàng sẽ giúp việc đánh giá chính xác hơn.

Điểm cần giữ đúng là nhà cung cấp không được tạo trở ngại nhằm ngăn việc lưu trữ, chuyển dữ liệu trong phạm vi khoản 2 Điều 26. Khách hàng cũng cần xác định yêu cầu cụ thể, thay vì mặc nhiên đòi toàn bộ mã nguồn hoặc mọi dịch vụ chuyển đổi miễn phí.

Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo; người đọc nên tham vấn luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư cho trường hợp cụ thể.

Thiên Kỳ