Chậm thanh toán tiền dịch vụ: khi nào phải trả lãi và xác định mức lãi ra sao?

Đã đến hạn thanh toán tiền dịch vụ nhưng bên sử dụng vẫn chưa trả, bên cung cấp có thể yêu cầu lãi chậm trả dù hợp đồng không ghi riêng một khoản phạt. Tuy nhiên, cần xác định đúng nghĩa vụ đã đến hạn, số tiền còn thiếu và thời gian chậm. Không thể lấy toàn bộ giá trị hợp đồng nhân với một mức lãi rồi áp dụng cho mọi trường hợp.

Bài viết tập trung vào nghĩa vụ trả tiền trong quan hệ dân sự thông thường, không phải cách tính nợ của hợp đồng vay hoặc giao dịch có quy định chuyên ngành riêng. Căn cứ chính là Điều 357 và Điều 468 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, do Quốc hội ban hành ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.

Không có điều khoản phạt vẫn có thể phát sinh lãi

Khoản 1 Điều 357 quy định bên chậm trả tiền phải trả lãi đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả. Căn cứ của khoản lãi này là việc chậm thực hiện nghĩa vụ trả tiền. Việc hợp đồng không ghi phạt chậm thanh toán không tự loại bỏ trách nhiệm về lãi theo điều luật.

Phạt vi phạm có cơ chế khác. Theo Điều 418, phạt vi phạm là thỏa thuận trong hợp đồng về việc bên vi phạm phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Vì vậy, khi lập yêu cầu thanh toán, cần ghi riêng tiền còn nợ, lãi chậm trả và khoản phạt nếu có căn cứ, thay vì gom tất cả vào một mục “phạt chậm trả”.

Cũng không nên đổi tên khoản thu để né quy định về lãi suất. Nếu hợp đồng dùng cách diễn đạt như phí chậm trả, cần xem nội dung và cơ sở của khoản tiền đó. Bài viết không kết luận mọi khoản mang tên phí đều hợp pháp hoặc đều phải được coi là lãi; việc phân loại cần dựa vào giao dịch cụ thể.

Xác định ngày đến hạn trước khi tính lãi

Điều 278 xác định thời hạn thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận, quy định pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Bởi vậy, phải đọc điều khoản thanh toán cùng các điều kiện đi kèm. Thời hạn có thể gắn với việc nhận đủ hồ sơ, nghiệm thu hoặc một mốc khác đã được các bên thống nhất.

Ví dụ giả định, hợp đồng yêu cầu trả sau khi nghiệm thu và nhận đủ hồ sơ thanh toán. Việc bên cung cấp đã gửi một hóa đơn chưa chắc đã chứng minh thời hạn thanh toán bắt đầu nếu còn tranh chấp về các điều kiện đã thỏa thuận. Ngược lại, bên mua cũng không thể chỉ viện dẫn thiếu hồ sơ mà không xác định hồ sơ nào thực sự được hợp đồng yêu cầu.

Nếu không xác định được thời hạn theo khoản 1 Điều 278, khoản 3 cho phép mỗi bên thực hiện hoặc yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bất cứ lúc nào nhưng phải thông báo trước một thời gian hợp lý. Không nên tự đặt một ngày quá hạn từ thời điểm mình đơn phương lập bảng công nợ. Cần lưu thông báo và diễn biến trao đổi để làm rõ mốc yêu cầu thanh toán.

Mức lãi khi có thỏa thuận và khi không có thỏa thuận

Khoản 2 Điều 357 ưu tiên lãi suất chậm trả do các bên thỏa thuận nhưng không được vượt mức tại khoản 1 Điều 468. Nếu không có thỏa thuận thì thực hiện theo khoản 2 Điều 468. Khi dẫn chiếu cơ chế này, cần phân biệt thỏa thuận về lãi chậm trả với một điều khoản chỉ nói đến phạt vi phạm.

Khoản 1 Điều 468 ghi mức giới hạn 20%/năm, đồng thời có ngoại lệ khi luật khác liên quan quy định khác và cơ chế điều chỉnh mức giới hạn. Khoản 2 xác định mức bằng 50% giới hạn tại khoản 1 vào thời điểm trả nợ. Với giới hạn 20%/năm đang được văn bản quy định, mức tương ứng là 10%/năm. Đây không phải kết luận rằng mọi khoản nợ trong mọi lĩnh vực đều chịu 10%.

Điều 468 nằm trong phần hợp đồng vay, nhưng Điều 357 dẫn chiếu trực tiếp đến các khoản của điều này để xác định lãi chậm trả. Do đó, không nên bác bỏ yêu cầu lãi trong một nghĩa vụ trả tiền dân sự chỉ vì giao dịch không phải vay. Đồng thời, cũng không được mang toàn bộ cơ chế lãi của hợp đồng vay sang một khoản tiền dịch vụ.

Tách từng khoản nợ và từng khoảng thời gian

Điều 357 gắn lãi với số tiền thực tế chậm trả và thời gian chậm trả tương ứng. Nếu hợp đồng chia thành nhiều đợt thanh toán, mỗi đợt có thể có ngày đến hạn khác nhau. Phần chưa đến hạn không nên được đưa vào số tiền quá hạn chỉ vì một đợt trước đó chưa được thanh toán.

Một bảng đối soát dễ kiểm tra nên có khoản phải trả, căn cứ xác định hạn trả, ngày đến hạn, số đã thanh toán và số còn thiếu. Nếu bên có nghĩa vụ trả một phần, bảng tính cần phản ánh thay đổi của khoản tiền còn chậm trả theo từng giai đoạn, thay vì tiếp tục tính trên số ban đầu đến cuối kỳ.

Về cách trình bày, có thể thể hiện tiền lãi bằng số tiền chậm trả nhân lãi suất nhân thời gian chậm trả quy đổi theo cùng đơn vị. Đây là khung kiểm tra phép tính, không phải quy tắc mặc định rằng mọi năm đều phải chia cho một số ngày cố định. Cần nêu rõ đơn vị lãi suất và cách xác định thời gian để hai bên đối chiếu được.

Lãi chậm trả không thay cho mọi khoản bồi thường

Điều 360 quy định trách nhiệm bồi thường khi có thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ gây ra, trừ thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác. Điều 419 còn quy định về lợi ích lẽ ra được hưởng và chi phí phát sinh do không hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng, với yêu cầu không trùng lặp theo điều luật. Vì vậy, yêu cầu bồi thường cần được giải thích riêng, không chỉ ghi thêm một tỷ lệ lên công nợ.

Nếu đồng thời yêu cầu phạt và bồi thường, phải đọc Điều 418 cùng thỏa thuận và luật liên quan. Không nên suy ra rằng cứ có lãi chậm trả thì tự động được cộng mọi khoản phạt, chi phí và thiệt hại đã liệt kê. Một yêu cầu rõ ràng sẽ chỉ ra căn cứ của từng khoản và tài liệu chứng minh tương ứng.

Chuẩn bị yêu cầu thanh toán có thể đối chiếu

Người yêu cầu nên giữ hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, tài liệu thanh toán và chứng từ chuyển tiền. Trong văn bản đối soát, hãy tách phần tiền gốc không tranh chấp khỏi phần còn bất đồng, nêu mức lãi đề nghị và khoảng thời gian tính. Đây là cách chuẩn bị thực tế, không phải danh mục chứng cứ bắt buộc cho mọi vụ việc.

Bên nhận yêu cầu cũng nên trả lời cụ thể nếu không đồng ý: nghĩa vụ chưa đến hạn, số dư chưa đúng hay mức lãi thiếu căn cứ. Xác định đúng phần nợ và mốc thời gian thường hữu ích hơn việc chỉ tranh luận hợp đồng có ghi hai chữ “chậm trả” hay không. Với giao dịch thương mại, tín dụng hoặc lĩnh vực có luật riêng, cần kiểm tra lại cơ chế áp dụng trước khi dùng cách tính trong bài.

Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo; người đọc nên tham vấn luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư cho trường hợp cụ thể.

Thiên Kỳ