Ủy quyền có thời hạn bao lâu khi giấy ủy quyền không ghi ngày kết thúc?

Giấy ủy quyền không ghi ngày kết thúc không đương nhiên có giá trị vô thời hạn, cũng không phải trường hợp nào cũng hết hạn sau một năm. Với hợp đồng ủy quyền, nếu các bên không có thỏa thuận về thời hạn và pháp luật không có quy định thì hợp đồng có hiệu lực một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Khi xem xét quyền đại diện, còn phải đối chiếu giao dịch cụ thể và các căn cứ chấm dứt đại diện.

Không ghi ngày kết thúc chưa chắc là không thỏa thuận thời hạn

Điều 563 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 quy định thời hạn ủy quyền trước hết do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Mốc một năm là phương án áp dụng khi đồng thời không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định, chứ không phải giới hạn tối đa cho mọi việc ủy quyền.

Một văn bản không ghi ngày kết thúc theo lịch vẫn có thể chứa thỏa thuận về thời hạn. Chẳng hạn, nội dung ghi "thời hạn ủy quyền là sáu tháng kể từ ngày xác lập" đã có khoảng thời gian xác định. Người đọc cần xem toàn bộ văn bản, thay vì chỉ tìm ô "đến ngày" rồi kết luận giấy tờ thiếu thời hạn.

Cũng cần phân biệt thời hạn với tên gọi của giấy tờ. Theo Điều 562, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên về việc bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Vì vậy, để xác định có áp dụng quy tắc về hợp đồng ủy quyền hay không, cần xem nội dung và sự thỏa thuận thực tế, không chỉ dựa vào tiêu đề "giấy ủy quyền".

Khi nào áp dụng thời hạn một năm?

Đối với hợp đồng ủy quyền không có thỏa thuận thời hạn

Điều 563 xác định rõ điểm bắt đầu của thời hạn mặc định: ngày xác lập việc ủy quyền. Nếu quan hệ được xác định là hợp đồng ủy quyền, không có thỏa thuận thời hạn và pháp luật không có quy định, hợp đồng có hiệu lực một năm từ mốc này. Không nên tự chuyển sang tính từ ngày người được ủy quyền mang giấy đi sử dụng hoặc ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Ví dụ, hai bên thỏa thuận để một người thay mặt người kia thực hiện công việc, nhưng hoàn toàn không xác định thời hạn. Nếu đáp ứng các điều kiện áp dụng Điều 563, việc chưa sử dụng giấy trong nhiều tháng không làm mốc một năm tự lùi lại. Trước khi giao dịch, các bên cần kiểm tra ngày xác lập và tình trạng thực hiện việc ủy quyền.

Đối với thời hạn đại diện chưa xác định được

Khoản 1 Điều 140 quy định thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, quyết định của cơ quan có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân hoặc pháp luật. Chỉ khi không xác định được theo các căn cứ này mới chuyển sang khoản 2, trong đó có hai cách xử lý khác nhau.

Nếu quyền đại diện được xác định theo một giao dịch dân sự cụ thể, thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch đó. Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể, thời hạn đại diện là một năm kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Không thể bỏ qua nhánh giao dịch cụ thể rồi áp mốc một năm cho mọi giấy tờ.

Hai điều luật giải quyết những vấn đề có liên quan nhưng không đồng nhất: Điều 563 nói về thời hạn của hợp đồng ủy quyền; Điều 140 nói về thời hạn đại diện. Khi hồ sơ liên quan cả hai, phải đối chiếu cả hai quy định. Không nên chỉ viện dẫn giao dịch chưa chấm dứt để mặc nhiên kết luận hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực sau thời hạn áp dụng theo Điều 563.

Còn thời hạn vẫn phải kiểm tra công việc và phạm vi được giao

Khoản 3 Điều 140 liệt kê nhiều căn cứ chấm dứt đại diện theo ủy quyền, trong đó có hết thời hạn, công việc đã hoàn thành, chấm dứt theo thỏa thuận hoặc một bên đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền. Do đó, giấy chưa đến mốc hết hạn không bảo đảm quyền đại diện vẫn còn trong mọi trường hợp.

Giả sử một người chỉ được giao thay mặt nhận một khoản tiền xác định và công việc đã hoàn thành. Việc văn bản chưa đến ngày hết hạn không tự tạo quyền tiếp tục nhận các khoản tiền khác. Cần kiểm tra cả việc chấm dứt đại diện do hoàn thành công việc và nội dung quyền đã giao, thay vì chỉ nhìn thời gian còn lại.

Điều 141 quy định người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện, trong đó có căn cứ là nội dung ủy quyền. Thời hạn trả lời câu hỏi được đại diện trong bao lâu; phạm vi trả lời câu hỏi được làm gì. Một giấy còn thời hạn nhưng chỉ cho nhận hồ sơ không thể được hiểu là tự động cho phép ký mọi giao dịch liên quan.

Nếu muốn dừng ủy quyền trước thời hạn

Điều 569 cho phép đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền nhưng quy định nghĩa vụ khác nhau tùy bên chấm dứt và việc có thù lao hay không. Với bên ủy quyền, nếu có thù lao thì phải trả phần tương ứng công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu không có thù lao thì phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.

Bên ủy quyền còn phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết việc chấm dứt. Nếu không báo, hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết hợp đồng ủy quyền đã chấm dứt. Vì vậy, chỉ thu lại tờ giấy hoặc thông báo riêng giữa hai bên chưa giải quyết đầy đủ nghĩa vụ thông báo này.

Nên làm gì khi giấy cũ không ghi ngày kết thúc?

Trước khi sử dụng, hãy đọc lại điều khoản thời hạn, ngày xác lập, công việc được giao và mọi thỏa thuận bổ sung. Sau đó xác định quan hệ hợp đồng ủy quyền, căn cứ thời hạn đại diện, giao dịch cụ thể và việc công việc đã hoàn thành hay chưa. Nếu cần tiếp tục nhưng thời hạn hoặc phạm vi không rõ, các bên nên thống nhất bằng nội dung rõ ràng, tránh tự coi sự im lặng là gia hạn.

Điều 565 yêu cầu bên được ủy quyền báo cho người thứ ba về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi. Khi làm rõ giấy cũ hoặc lập văn bản mới, nên ghi cách xác định thời hạn và công việc cụ thể để người giao dịch có căn cứ kiểm tra. Kết luận giấy còn dùng được phải dựa trên nội dung và tình trạng ủy quyền thực tế, không chỉ dựa vào việc thiếu một ngày kết thúc.

Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo; người đọc nên tham vấn luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư cho trường hợp cụ thể.

Thiên Kỳ