Quy trình xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động

Các vấn đề liên quan đến tranh chấp lao động là điều không thể tránh khỏi khi doanh nghiệp đi vào hoạt động. Đặc biệt, đối với những vấn đề liên quan đến chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp thường phải đối mặt với các vụ kiện từ phía người lao động. Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình, thủ tục để thực hiện xử lý kỷ luật sa thải người lao động theo quy định của pháp luật.

1. Căn cứ pháp lý

• BLLĐ 2019
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Quy trình xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động

2. Quy trình xử lý kỷ luật sa thải

Bước 1: Khi phát hiện hành vi vi phạm

Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật thuộc các trường hợp bị sa thải được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp, thì tùy vào trường hợp mà trình tự, thủ tục sẽ được thực hiện khác nhau. Cụ thể:

- Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành 2 công việc sau:

+ Lập biên bản vi phạm;

+ Thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

- Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành công việc sau: Thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động (như trích xuất camera, sao lưu email, sổ sách chứng từ, lấy lời khai người làm chứng...).

Bước 2: Thông báo họp xử lý kỷ luật sa thải

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật sa thải (6 tháng hoặc 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm), người sử dụng lao động tiến hành thông báo gồm có các vấn đề sau:

- Về thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải gửi thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật sa thải.

- Các thành phần bắt buộc nhận thông báo:

(1) Người lao động bị kỷ luật sa thải;

(2) Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; 

(3) Luật sư hoặc tổ chức đại diện do người lao động nhờ bào chữa (nếu có).

(4) Người đại diện theo pháp luật trong trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi.

- Nội dung thông báo bắt buộc có: Nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải, họ tên người bị xử lý kỷ luật sa thải, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật sa thải.

- Quy tắc xác nhận tham dự cuộc họp: Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần trên phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động. Nếu một trong các thành phần không thể tham dự thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp. Trường hợp không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động có quyền quyết định thời gian, địa điểm họp.

Bước 3: Tiến hành họp và lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải

Tiến hành họp

Người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật sa thải theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Trong trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp:

- Không xác nhận tham dự cuộc họp: Vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật sa thải.

- Vắng mặt: Vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật sa thải.

Yêu cầu đối với biên bản cuộc họp

- Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải phải được lập thành biên bản.

- Biên bản phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

- Biên bản phải có chữ ký của những người tham dự. Nếu có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản phải nêu rõ họ tên và lý do không ký vào nội dung biên bản.

Bước 4: Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật sa thải

- Trong thời hiệu xử lý kỷ luật sa thải (6 tháng hoặc 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm), người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật sa thải.

- Quyết định xử lý kỷ luật sa thải phải được gửi đến tất cả các thành phần phải tham dự cuộc họp.

3. Kết luận

Trong xử lý kỷ luật lao động nói chung và xử lý kỷ luật sa thải nói riêng, làm sai thủ tục sẽ để lại hậu quả rất nghiêm trọng, có thể khiến doanh nghiệp thua kiện. Do đó, việc tuân thủ tuyệt đối quy trình xử lý kỷ luật không chỉ là nghĩa vụ luật định, mà còn là giải pháp quản trị rủi ro tối ưu nhất để bảo vệ uy tín và tài chính của doanh nghiệp trước mọi tranh chấp lao động.

Quỳnh Anh