6 thay đổi quan trọng về quản lý cán bộ, công chức từ ngày 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 27/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, đặt nền tảng cho việc quản lý cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường số. Theo đó, hàng loạt quy định mới về hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia và quyền, nghĩa vụ liên quan đến dữ liệu cá nhân được áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Dưới đây là 6 thay đổi đáng chú ý mà cán bộ, công chức cần đặc biệt lưu ý.

1. Hồ sơ điện tử được công nhận thay thế hồ sơ giấy

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 20 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, các thành phần hồ sơ điện tử được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức có giá trị pháp lý tương đương và được sử dụng thay cho hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ.

Trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh yêu cầu sử dụng bản giấy, cơ quan quản lý được phép khai thác dữ liệu từ hồ sơ điện tử để chuyển đổi sang hồ sơ giấy phục vụ công việc. Việc chuyển đổi này phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức không phải nộp lại hoặc chuẩn bị lại các giấy tờ đã được số hóa.

Như vậy, kể từ ngày 01/7/2026, hồ sơ điện tử trở thành hình thức hồ sơ chính thức; hồ sơ giấy (nếu cần) chỉ được tạo ra trên cơ sở trích xuất từ dữ liệu điện tử hợp pháp.

2. Thống nhất quản lý cán bộ, công chức thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia

Khoản 1 Điều 3 và Điều 4 Nghị định 27/2026/NĐ-CP xác lập Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là hệ thống dữ liệu dùng chung, được quản lý tập trung và kết nối đồng bộ từ trung ương đến cấp xã.

Cơ sở dữ liệu này phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý nhà nước, xây dựng chính sách, công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức.

Việc vận hành và khai thác dữ liệu phải bảo đảm cập nhật thường xuyên, thống nhất, dùng chung và tuân thủ đầy đủ các quy định về dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định này.

6 thay đổi quan trọng đối với cán bộ, công chức từ ngày 01/7/2026

3. Sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ cán bộ, công chức

Một thay đổi mang tính cốt lõi từ ngày 01/7/2026 là việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 27/2026/NĐ-CP

Theo quy định, mỗi cá nhân chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn liền với số định danh cá nhân và được sử dụng xuyên suốt trong quá trình quản lý, tra cứu và khai thác dữ liệu trên môi trường điện tử.

Quy định này góp phần khắc phục tình trạng trùng lặp hồ sơ, đồng thời tạo điều kiện kết nối, liên thông dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị và với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác.

4. Quy định rõ thời hạn tạo lập và cập nhật hồ sơ điện tử

Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định cụ thể trách nhiệm và thời gian thực hiện việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử.

Trong thời hạn 03 ngày kể từ khi ban hành hoặc công bố các quyết định liên quan đến bầu cử, tuyển dụng, bổ nhiệm, tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền phải hoàn tất việc tạo lập hồ sơ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.

Sau đó, cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin trong thời hạn 03 ngày làm việc và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung kê khai. Mọi thay đổi phát sinh trong quá trình công tác phải được cập nhật kịp thời; cơ quan sử dụng cán bộ có trách nhiệm đồng bộ dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn theo quy định.

Hồ sơ điện tử chỉ được phê duyệt sau khi được kiểm tra, xác thực và ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ.

5. Dữ liệu cán bộ, công chức được quản lý tập trung và liên thông toàn quốc

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm đầy đủ các nhóm thông tin, từ dữ liệu định danh, quan hệ gia đình, quá trình công tác đến thông tin về tuyển dụng, bổ nhiệm, tiền lương, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, tài sản, thu nhập và sức khỏe.

Dữ liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thông tin do cá nhân cung cấp, dữ liệu phát sinh trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước và dữ liệu kết nối từ các hệ thống thông tin liên quan. Việc liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác được thực hiện theo quy định pháp luật.

6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức đối với dữ liệu cá nhân

Từ ngày 01/7/2026, cán bộ, công chức, viên chức có quyền tra cứu và trích xuất hồ sơ điện tử của mình; được cung cấp thông tin về quá trình công tác, tiền lương, kết quả đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cũng như được thông báo các mốc quan trọng liên quan đến hồ sơ cá nhân.

Song song với đó, cán bộ, công chức có nghĩa vụ kê khai, cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin phát sinh, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của dữ liệu trong hồ sơ điện tử.

Hồ sơ và dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức phải được bảo vệ bằng các biện pháp kỹ thuật như mã hóa, kiểm soát truy cập, sao lưu và dự phòng theo quy định về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ bí mật nhà nước. Việc khai thác dữ liệu chỉ được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng mục đích; mọi hành vi lạm dụng hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp đều bị nghiêm cấm.

Huỳnh Dương