Lưu hợp đồng điện tử: giữ PDF đã đủ để làm chứng cứ?

Lưu hợp đồng điện tử để khi cần vẫn mở được file là chưa đủ. Doanh nghiệp còn cần giữ thông tin giúp xác định nguồn gốc, người gửi, người nhận và thời gian gửi, nhận. Một ảnh chụp màn hình hoặc bản PDF tải về có thể hữu ích, nhưng không nên mặc nhiên coi đó là toàn bộ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Phân biệt việc lưu file và giá trị chứng cứ

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 do Quốc hội ban hành ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024 và đã được sửa đổi, bổ sung, đặt ra những tiêu chí khác nhau cho thông điệp dữ liệu. Điều 8 không cho phép phủ nhận giá trị pháp lý của thông tin chỉ vì thông tin được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Quy tắc này không đồng nghĩa mọi file đều chứng minh đầy đủ một hợp đồng hợp lệ.

Theo khoản 1 Điều 9, khi pháp luật yêu cầu thông tin bằng văn bản, thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu nếu có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Điều 10 yêu cầu thêm tính toàn vẹn từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng hoàn chỉnh và khả năng truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh để có giá trị như bản gốc.

Điều 11 lại xét giá trị chứng cứ dựa trên độ tin cậy của cách khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách bảo đảm tính toàn vẹn; cách xác định người khởi tạo, gửi, nhận và các yếu tố phù hợp khác. Vì vậy, lưu được nội dung và chứng minh được quá trình giao kết là hai việc cần xem xét riêng.

Ba điều kiện lưu trữ cần kiểm tra

Khoản 1 Điều 13 quy định việc lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu khi pháp luật yêu cầu lưu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải đáp ứng đủ các điều kiện sau.

Truy cập và sử dụng được để tham chiếu

File nằm trong tài khoản đã khóa hoặc phần mềm không còn đọc được sẽ gây khó khăn khi đối chiếu. Về vận hành, doanh nghiệp nên thử mở hồ sơ bằng tài khoản được phân quyền, kiểm tra cả phụ lục và tài liệu dẫn chiếu. Bản sao lưu cần được thử khôi phục, thay vì chỉ kiểm tra rằng hệ thống đã báo sao lưu thành công.

Giữ đúng khuôn dạng hoặc thể hiện chính xác thông tin

Luật cho phép lưu trong chính khuôn dạng khởi tạo, gửi, nhận hoặc khuôn dạng thể hiện chính xác thông tin. Không phải cứ đổi định dạng là mất giá trị. Tuy nhiên, thao tác xuất file có thể bỏ sót phần đính kèm hoặc thông tin kỹ thuật. Doanh nghiệp nên đối chiếu bản xuất với dữ liệu đang có và giữ riêng file đã ký, tránh ghi đè bằng bản chỉnh sửa để tiện đọc.

Xác định được nguồn gốc và quá trình gửi, nhận

Điểm c khoản 1 Điều 13 yêu cầu cách lưu cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận và thời gian gửi, nhận. Chỉ đặt tên file theo khách hàng thường không đủ để đáp ứng mục tiêu này. Hồ sơ nên giữ kèm thư điện tử gốc, thông báo xác nhận hoặc dữ liệu giao dịch tương ứng nếu chúng có liên quan.

Ví dụ: hết thuê nền tảng ký hợp đồng

Giả sử doanh nghiệp chuẩn bị dừng thuê dịch vụ ký hợp đồng. Nhân viên tải một PDF rồi đóng tài khoản, nhưng sau đó phát hiện thông báo gửi hợp đồng và lịch sử xử lý chỉ nằm trên nền tảng cũ. Đây là tình huống giả định để rà soát hồ sơ, không phải kết luận rằng mọi nền tảng đều lưu thiếu dữ liệu.

Trước khi chấm dứt dịch vụ, doanh nghiệp nên kiểm kê hợp đồng, phụ lục, phiên bản và dữ liệu gửi, nhận có thể xuất. Cần hỏi nhà cung cấp cách bàn giao thông tin kiểm tra chữ ký nếu hồ sơ có chữ ký điện tử. Những bước này là khuyến nghị quản trị nhằm phục vụ việc đối chiếu, không phải danh mục kỹ thuật bắt buộc được Điều 13 liệt kê nguyên văn.

Sau khi nhận dữ liệu, hãy thử tìm một hợp đồng bằng mã hồ sơ và mở trên môi trường dự kiến dùng lâu dài. Người kiểm tra cần xác định được bản nào đã giao kết, bản nào chỉ là dự thảo. Nếu thiếu dữ liệu nguồn, nên ghi nhận phần thiếu và tìm cách bổ sung; không tự tạo lại nhật ký để làm hồ sơ trông đầy đủ.

Không có một thời hạn chung cho mọi hợp đồng

Khoản 3 Điều 13 dẫn chiếu nội dung, thời hạn lưu trữ sang pháp luật về lưu trữ và quy định pháp luật liên quan. Không nên suy từ điều này rằng mọi hợp đồng điện tử phải lưu cùng một số năm. Doanh nghiệp phải đối chiếu loại hồ sơ, lĩnh vực giao dịch và nghĩa vụ áp dụng trước khi quyết định lịch lưu hoặc xóa.

Khoản 2 Điều 13 cho phép lựa chọn lưu giấy hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng khoản 1, trừ khi pháp luật có quy định khác. Quyền lựa chọn đó không phải căn cứ để hủy ngay mọi bản giấy sau khi quét. Nếu chuyển đổi giấy sang dữ liệu điện tử, cần xem riêng các điều kiện tại Điều 12 và quy định liên quan, thay vì coi một bản scan là đương nhiên thay thế được bản giấy.

Rà soát hồ sơ trước khi có tranh chấp

Doanh nghiệp có thể lập danh mục kiểm tra gồm người quản lý hồ sơ, vị trí lưu, quyền truy cập, file giao kết, phụ lục và dữ liệu gửi, nhận. Khi thay nhân sự hoặc đổi nhà cung cấp, cần bàn giao quyền truy cập cùng dữ liệu. Đây là cách tổ chức công việc được đề xuất, không phải một biểu mẫu do luật ấn định.

Với giao dịch xác lập trước ngày 1/7/2024 và chưa thực hiện xong khi luật có hiệu lực, khoản 1 Điều 53 có quy định chuyển tiếp: tiếp tục áp dụng khuôn khổ cũ, trừ khi các bên thỏa thuận áp dụng luật này. Vì vậy, trước khi áp dụng một quy trình đồng loạt cho hồ sơ cũ, cần xác định thời điểm giao dịch và thỏa thuận liên quan.

Hồ sơ lưu tốt giúp giải thích nội dung và quá trình giao dịch, nhưng không bảo đảm kết quả giải quyết tranh chấp. Điều 11 vẫn gắn việc sử dụng thông điệp dữ liệu làm chứng cứ với pháp luật tố tụng. Bài viết chỉ tập trung cách giữ hồ sơ theo các tiêu chí nêu trên, không thay thế việc kiểm tra điều kiện có hiệu lực của từng loại hợp đồng.

Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo; người đọc nên tham vấn luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư cho trường hợp cụ thể.

Phước Hiếu