1. Có được xử lý kỉ luật bằng cách trừ lương của người lao động không?

Căn cứ vào điều 127 BLLĐ 2019 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động 

"Điều 127. Các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động

1. Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.

2. Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

3. Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định."

Vì vậy doanh nghiệp không được tự ý đặt ra "Luật rừng" nhằm cắt, trừ lương nhân viên để xem đó là 1 chế tài mang tính phạt lỗi khi nhân viên vi phạm. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường đánh tráo khái niệm giữa việc "khấu trừ lương" và "phạt tiền" để tự ý cắt giảm thu nhập của nhân viên khi họ phạm lỗi. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, đây là hai hành vi hoàn toàn khác biệt và có lằn ranh đỏ rõ rệt. Cụ thể Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được phép khấu trừ tiền lương của người lao động nhằm một mục đích duy nhất: Bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của công ty (theo Điều 129) và mức khấu trừ tối đa không quá 30% lương thực trả hàng tháng. Bản chất của quy định này là cơ chế "bù đắp vật chất" khi có thiệt hại thực tế phát sinh, chứ hoàn toàn không mang tính chất trừng phạt hành vi.

Ngược lại, đối với các lỗi vi phạm nội quy, nề nếp như đi trễ, không đạt tiến độ hay làm sai quy trình, doanh nghiệp tuyệt đối không được dùng tiền lương làm công cụ chế tài. Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rất rõ ràng: Nghiêm cấm hành vi phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Khi nhân viên sai phạm, công ty chỉ có quyền áp dụng 1 trong 4 hình thức kỷ luật luật định (Khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải).

2. Hậu quả pháp lý của việc trừ lương người lao động 

Mọi quy định nội bộ mang tính chất "phạt tiền" đều là hành vi lạm quyền và vô hiệu trước pháp luật. Khi doanh nghiệp cố tình ra nội quy trái với pháp luật thì doanh nghiệp không chỉ đối mặt với việc vô hiệu hóa nội quy mà phải chịu những chế tài xử lý theo quy định của pháp luật cụ thể tại điểm b khoản 3 Điều 19 bộ Luật lao động 2019:

"Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây

[…]

b) Dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;"

Bên cạnh mức phạt hành chính lên đến hàng chục triệu doanh nghiệp vi phạm còn phải chịu trách nhiệm khắc phục hậu quả nhằm hoàn trả lại quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động

cụ thể theo quy định tại điểm d Khoản 4 điều này, người sử dụng lao động buộc phải sử dụng biện pháp khắc phục hậu quả sau đây:

"Điều 4. Khắc phục hậu quả 

[…]

 d) Buộc người sử dụng lao động trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 3 Điều này."

Như vậy ranh giới giữa việc khấu trừ lương của nhân viên để bù đắp thiệt hại vật chất thực tế được các quy định pháp luật vạch ra vô cùng rõ ràng với những hành vi chèn ép người lao động do xử lý bằng cách trừ lương của họ. Việc doanh nghiệp cố ý đi ngược lại với quy định đều được coi là hành vi lạm quyền, trái với quy định của pháp luật

3. Các hình thức xử lý kỉ luật và điều kiện để có thể áp dụng những hình thức xử lý kỷ luật

Các giới hạn và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động hiện được quy định cụ thể tại Chương VIII (từ Điều 117 đến Điều 128) Bộ luật Lao động 2019, cùng hướng dẫn chi tiết tại Chương VIII, Nghị định 145/2020/NĐ-CP cụ thể:
Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do NSDLĐ ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Hình thức để xử lý kỷ luật lao động được quy định cụ thể tại điều 124 BLLĐ 2019 

" Điều 124. Hình thức xử lý kỷ luật lao động

1. Khiển trách.

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.

3. Cách chức.

4. Sa thải." 

Mỗi hình thức kỷ luật sẽ tương ứng với mức độ vi phạm khác nhau của người lao động. Việc áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật phải được quy định rõ ràng trong hồ sơ nội bộ doanh nghiệp và tuân thủ theo pháp luật.

3.1. Hình thức xử lý kỷ luật khiển trách

Đây là hình thức xử lý ký luật nhẹ nhất và khá phổ biến trong quan hệ lao động. Thường được sử dụng để nhắc nhở, cảnh cáo chính thức đối với việc vi phạm lần đầu ở mức độ nhẹ. Luật lao động không quy định các hành vi nào sẽ bị khiển trách, doanh nghiệp có thể quy định rõ ràng hành vi nào có thể áp dụng biện pháp xử ly kỷ luật này trong nội quy lao động của công ty

Về hình thức thì ở thang xử lý kỷ luật  này pháp luật không quy định bắt buộc bằng văn bản. Doanh nghiệp có thể khiển trách bằng lời nói hoặc văn bản. Tuy nhiên để làm cơ sở cho việc xử lý vi phạm lần tiếp theo thì doanh nghiệp có thể quyết định khiển trách bằng văn bản.

3.2. Hình thức kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng

 Nếu như khiển trách mang tính chất nhắc nhở, răn đe về mặt tinh thần, thì hình thức kéo dài thời hạn nâng lương này chính là bước đầu đánh vào quyền lợi tài chính của người lao động áp dụng cho hành vi có tính chất nghiêm trọng hơn nhưng không đến mức bị cách chức hay sa thải

Tương tự như hình thức khiển trách hình thức này cũng phải được quy định rõ ràng trong bản nội quy để hình thức kỷ luật này có hiệu lực, doanh nghiệp bắt buộc phải chứng minh được các yếu tố sau:

Mức độ vi phạm phù hợp: Hành vi của người lao động phải có tính chất, mức độ nghiêm trọng hơn so với mức khiển trách  và gây thiệt hại tài sản ở mức độ nhẹ 

Có lộ trình tăng lương rõ ràng: Hình thức này chỉ thực sự có hiệu lực và có nghĩa lý khi doanh nghiệp đã có sẵn quy chế nâng lương định kỳ, lộ trình thăng tiến cụ thể cho nhân viên được quy định trong Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động hoặc Quy chế lương thưởng của công ty.

Việc áp dụng hình thức này tối đa là 6 tháng, doanh nghiệp không được quyết định thời gian cho hình thức này hơn thời gian được quy định 

3.3. Hình thức xử lý kỷ luật cách chức

Đây là hình thức kỷ luật rất nặng, đánh trực tiếp vào địa vị pháp lý, danh dự và quyền quản lý của người lao động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên đối với hình thức này người bị xử lý phải có 1 chức vụ nhất định do doanh nghiệp bổ nhiệm (ví dụ: Tổ trưởng, Trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh,...) không thể áp dụng với 1 nhân viên thông thường không có chức vụ. 

Vì cách thức này làm thay đổi hoàn toàn vị trí công việc và cấu trúc của nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ những nguyên tắc sau: 

- Hành vi vi phạm phải được quy định sẵn trong bản nội quy lao động của công ty ( đã đăng ký với cơ quan nhà nước) phải quy định rõ ràng: Hành vi nào cụ thể hoặc mức độ thiệt hại nào thì sẽ buh áo dụng hình thức kỷ luật cách chức. Nếu không có trong nội quy, doanh nghiệp không được tự ý áp đặt.

- Chứng minh được lỗi và năng lực quản lý của người lao động. Doanh nghiệp phải chứng minh được sai phạm của người lao động có liên quan trực tiếp đến việc lạm dụng chức vụ hoặc thiếu trách nhiệm trong công tác quản lý, gây hậu qua cho công ty.

3.4. Hình thức xử lý kỷ luật bằng việc sa thải

Sa thải là hình phạt cao nhất đối với người lao động. Do tính chất của hình thức kỷ luật này nghiêm trọng nên pháp luật kiểm soát cực kỳ chặt chẽ hình thức này. Trong đó để thực hiện việc xử lý kỷ luật bằng cách sa thải thì người lao động phải thuộc 1 trong 4 nhóm trường hợp tại điều 125 BLLĐ 2019 quy định về áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải cụ thể:

1. Trộm cắp, tham ô, đánh bạc & cố ý gây thương tíchNgười lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
2. Tiết lộ bí mật & gây thiệt hại nghiêm trọng tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. 
Có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động.
Có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc (được quy định trong nội quy lao động).
3. Tái phạm khi chưa được xóa kỷ luật Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật. (Tái phạm là việc lặp lại cùng một hành vi vi phạm cũ).
4. Tự ý bỏ việc (không có lý do chính đáng) Bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày.Hoặc bỏ việc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc.
Lưu ý về lý do chính đáng: Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Sa thải đúng lý do thôi là chưa đủ, doanh nghiệp còn phải đúng trình tự, thủ tục quy định tại Điều 122 BLLĐ 2019

" Điều 122. Nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;

b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;

c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;

d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

2. Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

3. Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

4. Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây:

a) Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;

b) Đang bị tạm giữ, tạm giam;

c) Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật này;

d) Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

5. Không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

6. Chính phủ quy định trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động."

Chỉ cần thiếu biên bản cuộc họp, thiếu sự tham gia của Công đoàn cơ sở, hoặc sa thải người đang nghỉ thai sản, ốm đau... thì quyết định sa thải sẽ được coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng, khi đó theo Điều 41 BLLĐ 2019 doanh nghiệp sẽ phải gánh những hậu quả pháp lý như sau: 

- Buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết.

- Phải trả lương, đóng bảo hiểm cho những ngày người lao động không được làm việc.

- Bồi thường thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động để bù đắp tổn thất.

Quan hệ lao động giữa hai bên chính thức chấm dứt ngay khi Quyết định sa thải có hiệu lực. Đồng thời, người lao động bị sa thải theo đúng quy định pháp luật sẽ không được nhận Trợ cấp thôi việc.

" Điều 46. Trợ cấp thôi việc

1. Khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34 của Bộ luật này thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp đủ điều kiện hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 36 của Bộ luật này.

2. Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.

3. Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này."

Tóm lại, việc xử lý kỷ luật lao động cần tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật, đảm bảo sự công bằng và minh bạch. Doanh nghiệp không được tự ý áp dụng các hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật, mà phải tuân theo bốn hình thức kỷ luật chính: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải.